A shadow IT árnyékában: Hogyan akadályozd meg, hogy a munkavállalóid a saját felhőfiókjaikban vigyék a céges adatokat?

Szerintem mindenkivel megesett már, hogy a céges levelezőrendszer akadozása vagy egy túlbonyolított fájlmegosztó miatt inkább gyorsan feltöltött egy doksit a saját Google Drive fiókjába, csak hogy haladjon a munkával. Amikor ilyen helyzetekbe kerülünk, A shadow IT árnyékában: Hogyan akadályozd meg, hogy a munkavállalóid a saját felhőfiókjaikban vigyék a céges adatokat? kérdése hirtelen nem is tűnik annyira elvont informatikai problémának, inkább egy hétköznapi munkahelyi dilemmának. A probléma gyökere többnyire nem a rosszindulat, hanem a kényelem iránti vágy. Ha a kollégák nem találják az eszközöket elég gyorsnak vagy felhasználóbarátnak, előbb-utóbb megkerülik a szabályokat, hogy eredményesek legyenek.

Miért választják az emberek a saját felhőt?

A legtöbb munkavállaló nem azért tölti fel a céges adatokat privát fiókokba, mert le akarja lopni a szellemi tulajdont. Egyszerűen csak a legrövidebb utat keresik. Ha az IT részleg által biztosított megoldás bonyolult, vagy éppen nem működik jól távolról, akkor az ember hajlamos a saját, jól bevált eszközeit használni.

A technológiai környezetünk folyamatosan változik, a SaaS alkalmazások pedig elérhetőbbek, mint valaha. Egy ingyenes tárhely regisztrációja mindössze pár kattintás. Amikor a vállalati adatbiztonság és a hatékonyság között feszültség alakul ki, a munkavállalók gyakran az utóbbit választják, mert úgy érzik, a munka elvégzése az elsődleges feladatuk.

A láthatatlan kockázat veszélyei

Amikor az adatok kikerülnek a vállalati felügyelet alól, több dolog is történhet. Először is, megszűnik a központi láthatóság. Ha egy projekt menedzser a saját privát fiókjában tárolja a szerződéseket, az IT osztálynak fogalma sem lesz arról, hogy az adatok hol vannak, ki férhet hozzájuk, vagy mi történik velük, ha az illető elhagyja a céget.

A másik nagy veszély a jogosultságkezelés hiánya. A privát fiókokban nincs céges szintű hozzáférési szabályozás. Ha valaki véletlenül publikussá tesz egy mappát, vagy a privát jelszava kiszivárog egy adathalász támadás során, azzal a céges üzleti titkok is azonnal elérhetővé válnak az illetéktelenek számára.

• A jogosultságok ellenőrizhetetlensége miatt könnyen adatszivárgás történhet.

• A kilépő munkavállalók szándékosan vagy véletlenül magukkal vihetik a kritikus fájlokat.

• Az adatvesztés esélye nő, mivel a privát fiókokban nincs központi mentési stratégia.

Hogyan kezeljük ezt a jelenséget házon belül?

Nem az a megoldás, hogy mindent letiltunk, és mindenkit szigorú korlátok közé szorítunk. Ha túl nehézzé tesszük a munkát, a kollégák még kreatívabb módszereket találnak a szabályok kijátszására. Az első és legfontosabb lépés a valódi igények feltérképezése.

Kérdezzük meg a csapatot, miért érzik úgy, hogy a saját megoldásaikat kell használniuk. Lehet, hogy csak egy kényelmesebb fájlmegosztóra vagy egy jobb együttműködési platformra van szükségük. Ha a hivatalos eszközök legalább annyira gördülékenyek, mint a privát fiókok, az emberek sokkal szívesebben maradnak a kijelölt ösvényen.

A technológiai kontroll szerepe

Az edukáció mellett szükség van technikai védvonalakra is. Nem kell feltétlenül rendőrt játszani, de a megfelelő korlátozásokkal sokat tehetünk a biztonságért. A DLP, vagyis az adatvesztés-megelőző rendszerek például képesek észlelni, ha valaki érzékeny adatokat próbál feltölteni jogosulatlan felhőszolgáltatásokba.

A felhőalapú hozzáférés-kezelés is kulcsfontosságú. A modern identitáskezelő rendszerek lehetővé teszik, hogy a felhasználók egyetlen, biztonságos vállalati belépővel érjék el az összes szükséges eszközt, miközben az IT pontosan látja, mi történik a rendszerben.

• Használj központi identitáskezelést, hogy mindenki a vállalati fiókját használja.

• Vezess be olyan felhő-biztonsági megoldásokat, amelyek blokkolják a nem engedélyezett fájlmegosztókat.

• Korlátozd a fájlok külső megosztását csak a szükséges üzleti partnerekre.

A kultúra megváltoztatása

A biztonság nem csak szoftverek kérdése, hanem gondolkodásmódé is. Érdemes rendszeresen beszélgetni a csapat tagjaival a digitális higiéniáról. Ne fenyegetésként tálaljuk a szabályokat, hanem magyarázzuk el, miért kockázatos egy-egy fájlt privát helyre tenni. Amikor a kollégák megértik, hogy az adatvédelem az ő munkájukat és a cég jövőjét is védi, sokkal nagyobb valószínűséggel fognak együttműködni.

A transzparencia sokat segít. Ha valaki véletlenül hibázik, ne azonnal a retorzió legyen az első reakció. Inkább építsünk olyan környezetet, ahol a biztonsági incidensek gyorsan és különösebb stressz nélkül jelenthetőek, hogy a károkat azonnal kezelni tudjuk. A bizalom és a nyitottság hosszabb távon sokkal hatékonyabb, mint a bizalmatlanságra épülő technikai zár.

• Építs be biztonsági tudatossági képzéseket a csapat életébe.

• Alakíts ki egy olyan belső kultúrát, ahol a biztonsági kérdések tabuk nélküli megbeszélése támogatott.

• Tegyél elérhetővé egyértelmű útmutatót arról, milyen eszközöket használhatnak a munkavállalók.

Ha sikerül megtalálni az egyensúlyt a könnyű használhatóság és a szigorú védelem között, a shadow IT problémája hamarosan elenyészővé válik. Nem az a cél, hogy megakadályozzuk a munkát, hanem az, hogy mindenki biztonságos keretek között tudjon teljesíteni. A modern IT biztonság lényege az, hogy láthatatlanná váljon a felhasználó számára, miközben a háttérben folyamatosan védi a cég értékeit.