Digitális kontrolling: Így számold ki, mennyit keresel a papírmentesítéssel, ha nemcsak az irodaszer, hanem a munkatársak keresési ideje is pénzbe kerül

Sokan azt gondolják, a papírmentes iroda csak a környezetvédelemről szól, vagy arról, hogy megspóroljuk a nyomtatópatron árát. Amikor a Digitális kontrolling: Így számold ki, mennyit keresel a papírmentesítéssel, ha nemcsak az irodaszer, hanem a munkatársak keresési ideje is pénzbe kerül témát boncolgatjuk, rájövünk, hogy ez valójában a rejtett költségek felszámolása. Ha csak a papír és a toner árát nézed, az olyan, mintha egy hajót csak a festék alapján ítélnél meg, miközben a fenéklemez alatt már literszám ömlik be a víz.

Hol folyik el a pénz valójában?

A legtöbb cégvezető a közvetlen kiadásoknál húzza meg a határt. Megveszik a papírt, a mappákat, a drága iratszekrényeket, és néha még a dokumentum-archiváló cég számláját is kifizetik. Ez az, amit látunk. Az igazi feketelyuk azonban ott van, ahol senki sem mér semmit: a kollégák munkaidejében.

Amikor egy munkatárs keres egy szerződést, egy számlamásolatot vagy egy régi teljesítési igazolást, nem csak a papírt fogja a kezében. A keresgéléssel töltött percek a fizetett munkaidő részei. Ha óránként hétezer forintba kerül egy munkatárs, és napi harminc percet tölt el dokumentumok hajszolásával, az havi szinten már komoly összeget jelent.

A rejtett költségek képlete

A számítás egyszerűbb, mint gondolnád, de kényelmetlen igazságokat tár fel. A digitális kontrolling lényege, hogy pontosan meg tudd határozni, mennyit buksz a papíralapú folyamatokkal.

A számításhoz az alábbi tényezők kellenek:

• A munkatársak átlagos órabére.
• Napi átlagos keresési idő dokumentumonként.
• Dokumentumok száma havonta.
• A tárolás négyzetméter alapú költsége.

Ha ezt a négy adatot összeszorzod, elképesztő eredményt kaphatsz. Én láttam már olyan kisvállalkozást, ahol az évi "keresési veszteség" bőven meghaladta egy új szerver vagy egy modern szoftver árát. Az irodaszer csak a jéghegy csúcsa, a munkatársak drága ideje a valódi tőkevesztés.

A keresési idő valódi ára

Amikor valaki a dossziék között turkál, nemcsak a keresett iratot nem találja, hanem kiesik a flow állapotból is. A szellemi munka megszakítása drága mulatság. A munkatársnak újra vissza kell rázódnia a feladatába, ami újabb tíz-tizenöt perc kiesést jelent. Ezt a jelenséget ritkán építik be a kontrollingba, pedig az egyik legjelentősebb hatékonysággyilkos folyamat.

A papírmentesítés nem csupán arról szól, hogy beszkennelünk valamit. A rendszerezésről, a címkézésről és az azonnali visszakereshetőségről szól. Amikor a keresés ideje pár másodpercre csökken, a felszabaduló időt valódi értékteremtő munkára lehet fordítani.

Mennyit nyersz a váltással?

A digitális átállás megtérülése meglepően gyors, ha jól csinálod. Nem a drága szoftverek hajszolása a cél, hanem a folyamatok ésszerűsítése.

Az alábbi előnyökkel kalkulálj, amikor a megtérülést számolod:

• Az iratkeresésre fordított idő csökkenése nullára.
• Irodabérleti díj megtakarítása a felszabaduló irattári helyek miatt.
• Postázási költségek minimalizálása.
• Adminisztrációs hibákból adódó büntetések elkerülése.

Ne ess abba a hibába, hogy az összes pénzt a drága felhőalapú rendszerekre költöd. Néha elég egy jól felépített mappastruktúra és egy közös tárhely, amihez mindenki hozzáfér. A kontrolling itt is érvényes: minden egyes forintot, amit a szoftverre költesz, hasonlíts össze a megspórolt munkaórák értékével.

Hogyan kezdj neki a mérésnek?

Ne akarj mindent egyszerre megváltoztatni. Kezdd kicsiben, és mérj. Figyeld meg egy héten keresztül, hány alkalommal állnak fel a kollégák az asztaluktól azért, hogy valamit megtaláljanak. Ne csak a számlákra gondolj, hanem a szabadságkérelmekre, a jegyzőkönyvekre vagy a projekttervekre.

Ha ezeket az adatokat összegyűjtöd, készíts egy egyszerű táblázatot. A bal oldalon legyenek a papíralapú folyamatok költségei, a jobb oldalon pedig a digitális megoldás egyszeri bevezetési költsége és a havi karbantartás.

Itt néhány szempont a méréshez:

• Mérd le stopperrel egy átlagos dokumentum visszakeresésének idejét.
• Kérdezd meg a munkatársakat, mennyire frusztrálja őket a keresgélés.
• Számold össze, havonta hány dossziét töltötök meg teljesen.
• Vedd figyelembe a nyomtatók szervizköltségét és az áramfogyasztást.

A cél nem az, hogy minden papírt elpusztíts, hanem az, hogy minden olyan információ, ami értéket hordoz, pillanatok alatt elérhető legyen. Az irodaszer-költségek csökkenése csak egy kellemes mellékhatás, a valódi nyereség a csapatod idejében és nyugalmában rejlik. Ha a munkatársaid nem a szekrényeket bújva töltik a délutánt, hanem az ügyfelekkel vagy az innovációval foglalkoznak, a cég növekedni fog. Ez a digitális kontrolling igazi értelme.