Miért fizetsz a semmiért? Így mérd fel a rejtett költségeket a céges irattárolásban, mielőtt a papírhalmok felemésztenék az irodai költségvetésedet

Ülsz az íróasztalodnál, ránézel a sarokban tornyosuló iratrendezőkre, és egy pillanatra belegondolsz, mennyibe kerül ez az egész mutatvány. Sokan azt hiszik, hogy a papír alapú dokumentáció csupán egy kis helyet foglal el, meg némi polcba kerül, de ez hatalmas tévedés. Miért fizetsz a semmiért? Így mérd fel a rejtett költségeket a céges irattárolásban, mielőtt a papírhalmok felemésztenék az irodai költségvetésedet – kérdezed talán te is magadtól, miközben az irodabérleti díj számláját bogarászod. A valóság az, hogy minden négyzetméter, amit dossziékra pazarolsz, drága pénzedbe kerül, ráadásul az idő, amit a keresgéléssel töltesz, szintén forintosítható kiesés.

A négyzetméterek, amik a profitot falják

Az irodai alapterület az egyik legdrágább tétel a havi kiadások között. Gondolj csak bele, hogy a központi helyen lévő, prémium négyzetmétereket te nem a munkatársaidnak vagy egy kényelmes pihenősaroknak tartod fenn, hanem kartondobozoknak. A tárolási költségek kiszámításakor gyakran megfeledkezünk arról, hogy az iratok nemcsak a polc helyét követelik meg, hanem a hozzáféréshez szükséges közlekedőteret is.

• Mennyibe kerül az irodád négyzetmétere havi szinten?
• Mekkora az a terület, amelyet kizárólag a dokumentumok foglalnak el?
• Hány munkaállomást lehetne kialakítani ugyanazon a helyen, ha nem lenne ott az irattár?

Amikor ezeket a számokat összeadod, általában egy olyan végeredményt kapsz, amitől még a legnyugodtabb cégvezető is kikerekedett szemmel néz a mennyezetre.

Az elvesztegetett munkaidő, amit senki nem ír számlára

A rejtett költségek listáján a dobogós helyen a keresgéléssel töltött idő áll. Amikor egy kollégád húsz percet tölt azzal, hogy előbányásszon egy három évvel ezelőtti szerződést a pincéből vagy a raktárból, az nem munka, hanem pénzégetés. A hatékonyságvesztés ennél sokkal sunyibb, hiszen nem jelenik meg direkt kiadásként a könyvelésben, mégis ott van a havi termelékenységi mutatókban.

• Az alkalmazottak órabére mennyivel nő azzal, ha az iratkeresés a napi feladat része?
• Hány fontos üzleti döntés késik amiatt, mert az adatok nem érhetőek el azonnal?
• Mekkora a stresszfaktor, amikor a határidők szorításában kell egy papírlap után kutatni?

Ha a munkavállalóid a dokumentumok rendezgetése helyett az ügyfelekkel foglalkozhatnának, az egész iroda profitabilitása máris másképp festene.

A kockázatkezelés rejtett ára

Egy papír alapú irattár nemcsak helyet foglal és időt rabol, de komoly biztonsági kockázatot is jelent. A GDPR és a többi adatvédelmi előírás korában az iratok tárolása nem csupán polcok kérdése, hanem felelősségvállalásé is. Mi történik, ha egy bizalmas dokumentum illetéktelen kezekbe kerül, vagy ha egy beázás, esetleg tűzeset során a papírok megsemmisülnek?

• Mennyit ér az üzleti titok, ami egy dossziéban pihen?
• Mekkora büntetést kockáztatsz egy nem megfelelően kezelt irattárolási rendszerrel?
• Mennyibe kerül a helyreállítási folyamat, ha a papírok fizikailag megsemmisülnek?

A biztonságos tárolás kialakítása, a tűzvédelmi szabályok betartása és az iratok folyamatos rendszerezése szintén olyan folyamatos költség, amit a legtöbb vállalkozó figyelmen kívül hagy, egészen addig, amíg valami baj nem történik.

A digitalizáció, mint menekülőút

Sokszor azt gondoljuk, hogy az irattár teljes felszámolása egy elérhetetlen álom, pedig a modern technológia ma már egyszerűbb megoldásokat kínál, mint valaha. A dokumentumkezelő szoftverek és a felhőalapú megoldások nemcsak a fizikai helyet szabadítják fel, de az iratokhoz való hozzáférést is villámgyorssá teszik.

• A digitalizált dokumentumok keresése másodpercek kérdése, nem óráké.
• A hozzáférési jogosultságok kezelése digitálisan sokkal biztonságosabb, mint egy zárható szekrény.
• A verziókövetés és az automatikus mentés kiküszöböli az emberi mulasztásból fakadó hibákat.

A kezdeti átállás, a szkennelés és az adatbázis kiépítése természetesen némi ráfordítást igényel, de ha a hosszútávú megtakarításokat nézed, a papír alapú tárolás fenntartása sokkal drágább mulatság. A bérelt irodaterület árát ugyanis hónapról hónapra fizeted, míg egy szoftveres megoldás egyszeri beruházás vagy fix, jól kalkulálható havidíj.

A szelektálás felszabadító ereje

A legtöbb irattár nem is irattár, hanem egyfajta gyűjtemény a múltból, aminek a felét már rég el lehetett volna dobni. A legtöbb céges papírnak van egy törvényileg előírt őrzési ideje, ami után a dokumentumok értéke nulla, a tárolási költsége viszont megmarad. Sokan azért tartják meg a papírokat, mert félnek a selejtezéstől, de ez a félelem drága dolog.

• Készíts egy világos selejtezési tervet az egyes dokumentumtípusokra vonatkozóan.
• Határozz meg egy felelőst, aki évente felülvizsgálja az állományt.
• Tanítsd meg a csapatot arra, hogy csak azt nyomtassák ki, ami elkerülhetetlen.

Amikor rájössz, hogy a polcaidon sorakozó dossziék 60 százaléka már évek óta nem volt kinyitva, és a törvény szerint is nyugodtan megszabadulhatnál tőlük, akkor fogod igazán érezni a felszabadulást. Nemcsak az iroda levegője lesz tisztább, de a fejedben is rend lesz. A papírhalmok nemcsak a büdzsédet emésztik fel, hanem a fókuszodat is elterelik a lényegről. Ideje, hogy a céged az előre mutató feladatokra koncentráljon ahelyett, hogy a múlt papírjait őrizgetnétek horrorisztikus áron.