Shadow IT az irodában: Így szűrd ki a munkatársaid által használt nem biztonságos felhőmegoldások, amik veszélyeztetik a céges adataidat

Gondoltál már arra, hogy mennyi bizalmas vállalati adatod vándorolhat át olyan felhőalapú szolgáltatásokba, amikről a céges IT-osztálynak fogalma sincs? Éppen ezért írok arról, hogy miért jelent komoly fejtörést a Shadow IT az irodában: így szűrd ki a munkatársaid által használt nem biztonságos felhőmegoldások, amik veszélyeztetik a céges adataidat. Sokszor a legjobb szándék vezérli a kollégákat, de az a pár perces kényelem, amit egy gyors fájlmegosztó vagy egy ingyenes szervezőalkalmazás nyújt, könnyen visszaüthet.

A jelenség lényege egyszerű: a munkatársak hatékonyabban akarnak dolgozni, ezért olyan szoftvereket vagy felhőalapú eszközöket telepítenek a saját szakállukra, amiket a cég nem hagyott jóvá. Nem rosszindulatról van szó, egyszerűen csak gyorsabb megoldást keresnek, mint amit a vállalati protokoll biztosít. Csakhogy ezek az eszközök kikerülnek az informatikai biztonsági rendszer látóköréből, ami óriási biztonsági kockázatot jelent.

A rejtett szoftverek veszélyei

Amikor egy alkalmazott a saját fiókjával regisztrál egy ismeretlen felhőalapú szolgáltatásba, a céges adatok kikerülnek a központi kontroll alól. Nem látod, ki férhet hozzá az információkhoz, hol tárolják a szerverek az adatokat, vagy mi történik akkor, ha az adott munkatárs kilép a cégtől.

Íme néhány dolog, ami miatt érdemes aggódnod:

• Az adatszivárgás kockázata jelentősen megnő, mivel a titkosítás és a hozzáférési szintek a felhasználón múlnak.

• Megszűnik az adatmegőrzési és megfelelőségi irányelvek betartása, ami jogi szempontból komoly gondot okozhat.

• A vállalati eszközök és a nem hitelesített szoftverek közötti kapcsolat nyitott kaput jelent a zsarolóvírusok számára.

• A párhuzamosan használt, nem összehangolt rendszerek miatt elszigetelt adatbázisok keletkeznek, ami káoszt okoz a munkafolyamatokban.

A Shadow IT jelei a hétköznapokban

Sokszor nem is feltűnő, hogy valaki épp milyen megoldást használ. Mégis érdemes odafigyelni bizonyos árulkodó jelekre, amik segíthetnek beazonosítani ezeket az eszközöket.

Honnan ismered fel a gyanús alkalmazásokat?

Amikor a kollégák állandóan saját eszközökre vagy ismeretlen webes felületekre hivatkoznak egy-egy projekt során, érdemes résen lenned. Ha egy beszélgetés közben az hangzik el, hogy "én ezt máshol töltöttem fel, mert ott gyorsabb", akkor már meg is van a probléma forrása.

Figyelj a következőkre:

• A céges levelezőrendszeren kívül érkező fájlmegosztó linkek, amik nem a vállalati infrastruktúrához tartoznak.

• A böngésző előzményeiben vagy a hálózati forgalomban megjelenő, gyanús felhőszolgáltatásokhoz tartozó domainek.

• Olyan számlák vagy költségtérítési kérelmek, amik szoftverelőfizetésekről szólnak, de a cég nem kötött rájuk szerződést.

• A munkaállomásokon futó, az IT által nem telepített böngészőbővítmények, amik hozzáférést kérnek a fájlokhoz.

Hogyan vedd fel a kesztyűt?

Nem a tiltás a megoldás, mert az csak arra ösztönzi az embereket, hogy még kreatívabb módszerekkel kerüljék meg a szabályokat. A valódi cél az, hogy a biztonságos megoldások kényelmesebbek legyenek, mint a kerülőutak.

Építs bizalmat az IT-csapattal

A munkatársak akkor fognak hozzád fordulni, ha látják, hogy az informatikai osztály támogatja őket, nem pedig akadályozza. Ha egy kolléga úgy érzi, hogy a céges rendszer lassú vagy körülményes, nem fogja kockáztatni a hatékonyságát a szabálykövetésért.

Gondold át a következőket:

• Kérdezz rá közvetlenül a csapatnál, milyen folyamatok okoznak nekik nehézséget, és miben segíthetne egy jobb szoftver.

• Alakíts ki egy folyamatot arra, hogyan lehet gyorsan engedélyeztetni új, biztonságos eszközöket.

• Tarts rendszeres tájékoztatókat a biztonsági kockázatokról, de kerüld a kioktató hangnemet.

• Használj központi hozzáférés-kezelést, ami egyszerűsíti a bejelentkezést, így a munkatársaknak nem kell külső jelszókezelőket használniuk.

Használj technikai eszközöket az átláthatóságért

Szerencsére nem kell mindent szemrevételezéssel kiszúrni. Léteznek olyan szoftverek, amik segítenek feltérképezni a hálózatod forgalmát.

Ilyen például a felhőalapú hozzáférés-biztonsági (CASB) megoldások alkalmazása. Ezek a rendszerek pontosan megmutatják, melyik munkatárs milyen felhőszolgáltatást vesz igénybe, így látod, mi az, ami kikerült az irányítás alól.

A kultúra szerepe a biztonságban

Végső soron a biztonság nem a szoftvereknél kezdődik, hanem a fejekben. Ha a munkatársaid értik, hogy miért fontos az adatok védelme, sokkal nagyobb valószínűséggel fogják használni a céges csatornákat. Ne a technológiát tedd ellenséggé, hanem segíts megtalálni azokat az eszközöket, amikkel mindenki elégedett lehet.

Azok a cégek, amelyek párbeszédet folytatnak a kollégákkal az informatikai igényekről, sokkal kevésbé szenvednek a Shadow IT okozta problémáktól. Érdemes időt szánni arra, hogy megértsd, milyen célból nyúlnak a munkatársaid külső megoldásokhoz, és ezeket a funkciókat hogyan lehetne integrálni a vállalati rendszerbe.

Ez a folyamat közös érdek. Amikor a biztonság és a kényelem találkozik, a Shadow IT egyszerűen feleslegessé válik, te pedig nyugodtabban alhatsz, tudván, hogy az adataid ott vannak, ahol lenniük kell.