Szakértői iratkezelési audit: 5 árulkodó jel az irodádban, ami azt mutatja, hogy a céged adatszivárgás előtt áll

Sokan úgy gondolják, hogy a céges adatszivárgás csak a nagy, nemzetközi hackertámadásokról szól, ahol bonyolult kódokkal törik fel a szervereket. De ha a saját irodádban körülnézel, rájöhetsz, hogy a veszély gyakran sokkal közelebb lapul. A szakértői iratkezelési audit: 5 árulkodó jel az irodádban, ami azt mutatja, hogy a céged adatszivárgás előtt áll, pontosan ezeket a hétköznapi, mégis végzetes hibákat segít felismerni. Nem kell informatikai zseninek lenned ahhoz, hogy lásd, hol csúszik el a titoktartás, csak egy kis odafigyelés és pár éles szem kell hozzá.

A nyomtató mint a bizalmas információk gyűjtőhelye

Szerintem mindenkivel előfordult már, hogy kinyomtatott valamit, de elfelejtette elhozni a nyomtató tálcájáról. Amikor ezt egy privát dokumentummal teszed, az gyakorlatilag nyílt meghívó bárkinek, aki épp kávét főzni érkezik a géphez. Ez az egyik leggyakoribb módja a bizalmas adatok kiszivárgásának.

• A nyomtató tálcáján nap végén is ott hevernek a papírok.
• A dokumentumok olyan érzékeny adatokat tartalmaznak, mint a bérek vagy szerződések.
• Az alkalmazottak gyakran otthagyják a belépőkártyájukat vagy a hitelesítési adataikat a gépeken.

Ha belépsz az irodába, és az első dolog, amit látsz, egy kósza szerződéstervezet a nyomtató tetején, akkor komoly baj van a belső folyamatokkal. A biztonságos nyomtatás, ahol csak kóddal lehet elindítani a dokumentumok kiadását, ma már nem luxus, hanem az alapfelszereltség része kell, hogy legyen.

A szemeteskosarak sötét titkai

Az iratmegsemmisítés az egyik olyan terület, ahol a legtöbb cég elbukik. Túl sokszor látni olyan irodai kukákat, amelyekben nemcsak gyűrött papírok, hanem komplett ügyféladatbázisok vagy lemondott ajánlatok pihennek, szépen kiterítve. Egy vállalkozásnál az információkezelés nem ér véget a dokumentum eldobásával.

• A papírok nincsenek keresztirányban aprítva, így könnyen olvashatóak maradnak.
• A bizalmas iratok sima papírkosárba kerülnek az általános hulladékok közé.
• Az alkalmazottak nem látják át, mi minősül érzékeny információnak, és mi nem.

Érdemes elgondolkodni azon, hogy a szemetesed mit árul el rólad egy kívülállónak. Ha a takarító személyzet vagy egy vendég könnyedén hozzáfér az üzleti titkaidhoz, akkor gyakorlatilag tálcán kínálod az érzékeny adatokat a konkurenciának vagy rosszindulatú harmadik feleknek.

Felragasztott jelszavak és digitális óvatlanság

Lehet, hogy viccesnek tűnik, de a monitor szélén, sárga cetliken virító jelszavak még mindig a világ leggyakoribb biztonsági rései. Lehet, hogy te emlékszel a jelszavadra, de ha a kollégáid látják, vagy az irodában járó futárok elolvashatják, akkor az már nem védelem.

• A monitorok széle tele van ragasztgatva emlékeztetőkkel.
• A fiókokban vagy asztalokon hevernek az íróasztal kulcsai.
• Az irodai eszközök képernyője mindenki számára jól látható módon van beállítva.

Amikor valaki leül a géphez, és a jelszavad ott virít a szeme előtt, akkor az egész kiberbiztonsági stratégiád a porba hullik. Az ilyen apróságok mutatják, hogy a biztonsági kultúra nem épült be a mindennapi rutinba. A digitális higiénia kezdete az, hogy a belépési kódok csak a fejedben léteznek, vagy egy titkosított jelszókezelőben.

Az iratszekrények állapota és a rendezetlenség

A rendetlenség nemcsak esztétikai kérdés, hanem a kockázatkezelés része is. Ha egy iratszekrény zárja mindig nyitva van, vagy a kulcs a zárban felejtve lóg, azzal azt üzened a munkatársaidnak, hogy az adatok védelme nem prioritás.

• Az iratszekrények napközben is nyitva maradnak.
• A fontos iratokhoz bárki hozzáférhet, akinek nincs rá jogosultsága.
• Nincs pontos leltár arról, melyik irat hol található és ki férhet hozzá.

A jogosultságkezelésnek nemcsak a szervereken, hanem a fizikai térben is érvényesülnie kell. Ha bárki besétálhat egy irodába, és kihúzhat egy fiókot, amiben az ügyfelek személyes iratai vannak, akkor a GDPR-megfelelésed is csupán papíron létezik. Érdemes bevezetni egy szigorúbb rendszert, ahol minden iratnak megvan a helye, és a hozzáférés is szabályozott.

A vendégkezelés és a fizikai biztonság hiánya

Végül fontos beszélni azokról az emberekről, akik vendégként járnak nálatok. Egy beszállító, egy karbantartó vagy egy ügyfél bármikor sétálhat az irodai folyosókon, és ha közben nyitott laptopokat, asztalokon heverő iratokat lát, akkor az adatszivárgás kockázata azonnal az egekbe szökik.

• A vendégek felügyelet nélkül mozoghatnak az irodai zónákban.
• Nincs vendégkönyv vagy beléptetőrendszer, ami regisztrálná a látogatókat.
• A tárgyalókban hagyott táblákon vagy jegyzetfüzetekben bizalmas adatok látszanak.

Ha a biztonságod csak a falakig terjed, de az irodán belüli mozgást nem kontrollálod, akkor az érzékeny információid folyamatosan kitéve vannak a kíváncsi szemeknek. A jó iratkezelési kultúra része az is, hogy a vendégeket elkíséred, és a tárgyalás után mindig letörlöd a táblát, valamint elpakolod a papírokat.

Az ilyen jelek felismerése az első lépés egy biztonságosabb munkahely felé. Ha legközelebb beülsz az irodádba, próbálj meg úgy körülnézni, mint egy külső ellenőr. Észre fogod venni, hogy a legkisebb változtatások, mint a papírok elpakolása vagy a képernyő lezárása, milyen hatalmas védelmet nyújtanak a céged számára. Az adatszivárgás gyakran nem egy távoli fenyegetés, hanem a figyelmetlenség gyümölcse, amit te magad tudsz a legkönnyebben leszedni a napirendedről.